Entendendo o fechamento de caixa

O fechamento de caixa é utilizado para verificar se os valores lançados no sistema foram de fato recebidos. Para isso, é necessário lançar todas as movimentaçoes feitas no período em que o caixa ficou aberto. Saídas ou entradas em dinheiro ou outra forma de pagamento podem ser lançadas das seguintes maneiras:
-Sangrias
-Suprimentos
-Vendas
-Recebimentos de conta assinada

Sangrias

Sangrias são retiradas dinheiro do caixa. É necessário lançar toda retirada de dinheiro, do contrário o sistema não será capaz de calcular corretamente o saldo final de seu caixa!
Exemplos de sangria:
Pagamentos de diárias de funcionários, pagamento de fornecedores, etc.

Suprimentos

Suprimentos são entradas dinheiro no caixa. Tambem e necessário lançar toda entrada dinheiro no caixa, do contrario o sistema irá calcular um saldo final menor do que o real! Exemplos de suprimento:
- Fundo de troco colocado pelo dono
- transferência recebida de outro caixa

Vendas

São recebimentos referentes a vendas de produtos.

Recebimentos de conta assinada

São pagamentos de clientes que possuem conta assinada. Nesse caso, o recebimento ocorre numa data diferente daquela em que a venda foi realizada.

A importância de lançar corretamente os suprimentos e sangrias

Imagine que você informa ao sistema que iniciou o caixa com 100 reais. Durante o movimento você faz dez vendas em dinheiro, totalizando 200 reais, e registra todos no sistema. Logo após, você retira 200 reais do seu caixa para fazer um depósito no banco, mas esquece de lançar no sistema. O que irá acontecer?

O sistema só sabe que você iniciou com 100 e recebeu mais 200 reais, então acredita que o saldo final será de 200 reais! Mas o saldo real, contado no fim do expediente, é de 100 reais, o que resultará numa falta de 200 reais - justamente o valor da sangria que não foi lançada no sistema. Pois isso, é importantíssimo lançar toda e qualquer entrada ou saída de dinheiro feita no seu caixa.

O fechamento de caixa

Ao fechar o caixa no PDV, é necessário fazer uma conferência física dos valores recebidos ao longo do dia. No caso do dinheiro, isso significa contar o valor que há no fundo de troco. No caso dos cartões, isso significa tirar a tira de finalizaçao das maquininhas e lançar os valores no sistema. Para qualquer outro meio de pagamento, o princípio é o mesmo: deve haver uma conferência externa, independente do Polis, para verificar se os valores lançados foram de fato recebidos.

Entendendo diferenças de caixa

Após lançar os valores conferidos no fechamento de caixa, o sistema irá calcular a diferença entre os valores que acredita que deveriam haver e os valores de fato conferidos. Caso essa diferença seja diferente de zero, é necessário investigar o motivo dessa diferença. Algumas causas possíveis:
- Não foi lançada uma sangria (resulta em sobra) ou suprimento (resulta em falta)
- Não foi lançada uma venda, mas o valor foi recebido (sobra de caixa)
- Uma venda foi lançada no sistema, mas o caixa esqueceu de receber (falta de caixa)
- Houve uma inversão nos meios de pagamento (por exemplo, uma venda crédito foi lançada como débito)
- Houve uma retirada ilícita de dinheiro do caixa (falta de caixa)